AEW en haar dochterondernemingen (hierna: “AEW”, “wij/we”, “ons/onze”) verzamelen en verwerken gegevens over relaties, zoals (potentiële) huurders, leveranciers, externe investeerders, (potentiële) kopers en verkopers, en andere contactpersonen (hierna: “u/uw”).
Deze privacyverklaring is exclusief van toepassing op de woningverhuurwebsite van en op huurovereenkomsten gesloten met AEW (AEW Maanplein Propco B.V.) die zien op woonruimte inde Nova in Den Haag en wijkt af van de algemene privacyverklaring die te vinden is op de website van AEW. AEW is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens zoals hieronder beschreven en is daarom de gegevensverantwoordelijke. AEW respecteert uw privacy en past strikte gegevensbescherming toe in overeenstemming met de geldende wetten, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor de verhuur van woningen in de Nova in Den Haag wordt gebruikgemaakt van uitbesteding van verhuur- en beheeractiviteiten. De verhuurder(s) en/of property manager(s) treden op als verwerker(s) van AEW.
Met deze privacyverklaring wil AEW u informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens. AEW raadt u aan deze verklaring te lezen en de inhoud ervan door te nemen, aangezien deze op gezette tijden kan worden aangepast. In het geval van materiele wijzigingen zal AEW alle redelijke inspanningen ondernemen om u daarover te informeren, zoals een aankondiging daarvan via het door u opgegeven e-mailadres.

1. Welke categorieën persoonsgegevens verzamelt en/of verwerkt AEW over mij en voor welke doeleinden en onder welke verwerkingsgrondslagen?
AEW verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) huurders, leveranciers, externe investeerders, (potentiële) kopers en verkopers en andere contactpersonen (gezamenlijk “Klantgegevens”). Hieronder vindt u meer informatie over de manier waarop AEW dergelijke gegevens verwerkt.
AEW kan de volgende categorieën gegevens over u verwerken voor de daaronder benoemde doeleinden en verwerkingsgrondslagen:
• Persoonsgegevens, zoals naam, geslacht, geboortedatum en geboorteplaats.
• Doeleinde(n):
• Een huurovereenkomst af te (laten) sluiten.
• De huurovereenkomst uit te voeren.
• (Gegevens uit) huurderscontracten te registreren.
• Contact te onderhouden met externe property managers die namens ons verhuuractiviteiten uitvoeren.
• Verwerkingsgrondslag(en):
• Vereist om een huurovereenkomst te sluiten en uit te voeren.
• Kopie paspoort (zonder BSN-nummer).
• Doeleinde(n):
• Een huurovereenkomst af te (laten) sluiten.
• De huurovereenkomst uit te voeren.
• Verwerkingsgrondslag(en):
• Vereist om een huurovereenkomst te sluiten en uit te voeren.
• Vereist om een wettelijk voorschrift uit te voeren;
• Contactgegevens, zoals adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
• Doeleinde(n):
• Marketingdoeleinden.
• Online persoonlijk onderzoek uit te voeren.
• Huurderstevredenheidsonderzoeken uit te voeren.
• (Gegevens uit) huurderscontracten te registreren.
• Contact te onderhouden met externe property managers die namens ons verhuuractiviteiten uitvoeren.
• Verwerkingsgrondslag(en):
• Vereist om een huurovereenkomst te sluiten en uit te voeren;
• (Uitdrukkelijke) toestemming van de betrokkene.
• Huishoudenssamenstelling.
• Doeleinde(n):
• Te voldoen aan de zorgplicht: beoordelen of u een geschikte huurder bent voor de woning.
• Wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen.
• Online persoonlijk onderzoek uit te voeren.
• (Gegevens uit) huurderscontracten te registreren.
• Verwerkingsgrondslag(en):
• Vereist om een wettelijk voorschrift uit te voeren.
• Vereist om een huurovereenkomst te sluiten en uit te voeren.
• (Uitdrukkelijke) toestemming van de betrokkene.
• Achtergrondinformatie (bijvoorbeeld politiek prominente personen (PEP) en sanctielijst-informatie).
• Doeleinde(n):
• Wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen.
• (Gegevens uit) huurderscontracten te registreren.
• Verwerkingsgrondslag(en):
• Vereist om een wettelijk voorschrift uit te voeren.
• Vereist om een huurovereenkomst te sluiten en uit te voeren.
• Gegevens over (de herkomst van) uw inkomen en middelen.
• Doeleinde(n):
• Wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen.
• (Gegevens uit) huurderscontracten te registreren.
• Controles uit te voeren met betrekking tot huurtoeslag.
• Te voldoen aan de zorgplicht: beoordelen of u een geschikte huurder bent voor de woning.
• Verwerkingsgrondslag(en):
• Vereist om een wettelijk voorschrift uit te voeren.
• Vereist om een huurovereenkomst te sluiten en uit te voeren.
• Contactmomenten, zoals brieven, e-mails, telefoongesprekken en chats, en uw interacties op onze website en sociale media.
• Doeleinde(n):
• Bezichtigingen en overnames te regelen.
• Activiteiten van intern beheer uit te voeren.
• Onderhoud te plannen of uit te voeren.
• Geschillen, vragen of onderzoeken te behandelen, inclusief juridische procedures.
• Verwerkingsgrondslag(en):
• Vereist om een wettelijk voorschrift uit te voeren.
• Vereist om een huurovereenkomst te sluiten en uit te voeren.
• Zakelijke informatie, zoals juridische entiteiten, functietitels en handtekeningen.
• Doeleinde(n):
• Verwerkingsgrondslag(en):
• Overige gegevens die u rechtstreeks verstrekt, zoals woonwensen.
• Doeleinde(n):
• Behoeften en voorkeuren van (potentiële) huurders in kaart te brengen.
• Te voldoen aan de zorgplicht: beoordelen of u een geschikte huurder bent voor de woning.
• Verwerkingsgrondslag(en):
• Uitvoeren van kernbedrijfsactiviteiten.
• Vereist om een huurovereenkomst te sluiten en uit te voeren.
• (Uitdrukkelijke) toestemming van de betrokkene.
• AEW verwerkt ook gevoelige persoonsgegevens, waaronder uw financiële- en bankgegevens, UWV-gegevens, werkgeversverklaring, betalingsgegevens.
• Doeleinde(n):
• Betalingen te doen en vorderingen te innen, inclusief het inschakelen van derden.
• Wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen.
• (Gegevens uit) huurderscontracten te registreren.
• Controles uit te voeren met betrekking tot huurtoeslag.
• Te voldoen aan de zorgplicht: beoordelen of u een geschikte huurder bent voor de woning.
• Verwerkingsgrondslag(en):
• Vereist om een wettelijk voorschrift uit te voeren.
• Vereist om een huurovereenkomst te sluiten en uit te voeren.

2. Wie zal mijn gegevens mogelijk ontvangen?
AEW werkt samen met vertrouwenspartners voor het verzamelen en verwerken van klantgegevens. Hieronder vindt u een overzicht van de soorten partners waarmee wij samenwerken en aan wie wij uw gegevens verstrekken:
• Leveranciers van automatisering ten behoeve van de dienstverlening aan klanten en huurders.
• Property manager.
• Externe verhuurder(s);
• Bank voor betalingen.
• Incassobureaus en deurwaarders.
• Onderhoudsbedrijven voor werkzaamheden.
• Opsporingsinstanties, belastinginstanties, toezichthouders.
• Bedrijven voor benchmarking.
• Autoriteit Persoonsgegevens of andere toezichthouders indien noodzakelijk.

3. Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?
Onze website en IT-systemen zijn goed beveiligd, evenals die van onze gegevensverwerkers. Wij en onze gegevensverwerkers nemen technische en organisatorische maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Onze medewerkers en gegevensverwerkers zijn geïnstrueerd over het juiste gebruik van uw gegevens. Wij maken duidelijke afspraken met onze vertrouwenspartners en bedrijven die gegevens verwerken volgens onze aanwijzingen.

4. Past AEW een strikte bescherming toe van mijn klantgegevens indien deze buiten de EU worden overgedragen?
AEW verwerkt en slaat klantgegevens op in de EU. In situaties waar gegevens mogelijk worden overgedragen naar een ander land, bijvoorbeeld als uw gegevens zijn opgeslagen in een IT-systeem gehost door een derde partij in een ander land zoals de Verenigde Staten, neemt AEW passende maatregelen om te waarborgen dat uw gegevens nog steeds beschermd worden volgens de strikte normen van de Europese wetgeving.
U kunt een kopie opvragen van alle modelcontractbepalingen die wij gebruiken voor de doorgifte van uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, waarin de categorieën van doorgegeven gegevens zijn opgenomen, door contact met ons op te nemen via onderstaande contactgegevens.
Op dit moment kunnen uw gegevens worden overgedragen naar landen buiten de EU. Voor vragen hierover kunt u contact met ons opnemen per post of per e-mail.

5. Hoe lang worden mijn klantgegevens opgeslagen?
Klantgegevens worden opgeslagen zolang als nodig is voor het doeleinde waarvoor de gegevens zijn verzameld en verwerkt. AEW houdt zich aan wettelijke voorschriften voor het registreren, opslaan en/of verwijderen van gegevens gedurende een bepaalde periode.

6. Welke rechten heb ik wat betreft mijn klantgegevens die AEW verwerkt?
U heeft het recht om toegang te vragen tot uw gegevens. Daarbij kunt u verzoeken om gegevensoverdracht in een machine leesbaar format.
In bepaalde situaties heeft u het recht om uw gegevens te corrigeren, te verwijderen, de verwerking te blokkeren, u te verzetten tegen de verwerking, maar u dient er rekening mee te houden dat we in veel situaties uw gegevens moeten bewaren om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, geschillen op te lossen, onze overeenkomsten af te dwingen of voor andere zakelijke doeleinden.
In het geval u toestemming heeft gegeven voor een verwerkingsactiviteit, dan heeft u te allen tijde het recht deze toestemming weer in trekken.
Indien u een van bovenstaande rechten wilt uitoefenen, of u vragen heeft dan kunt u die richten aan de Compliance Officer van AEW via e-mail.
Indien u van mening bent dat uw klacht niet naar behoren is afgehandeld, kunt u ook een klacht indienen bij een Autoriteit Persoonsgegevens via deze link: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap.

7. Met wie kan ik contact opnemen over mijn gegevens?
Voor vragen of klachten over het verzamelen en verwerken van gegevens door AEW kunt u contact opnemen met de Compliance Officer van AEW via e-mail.